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【文章を書くのが苦手な方へ】今すぐ誰でも実践できる文章執筆術“7つの工程”とは?

2019.04.22

ノウハウ自己紹介

村上 華子

こんにちは。
コンサルティング部 リードジェネレーター
兼 単品リピート通販広告研究所 編集長の村上です。

  

2019年1月から、2年半ほど担当していた広報業務を離れ、
リードジェネレーターの専任となりました。

具体的な業務内容としては、オウンドメディアの運用やメルマガ執筆、
MAツールを駆使したインサイドセールスの責任者として、
リードの育成・新規受注活動のアシストに努めております。
※トップ写真は「売れる女子会@東京♪」の様子です^^ 
 東京オフィスの女性メンバーも増えました!

 

最近は、毎週金曜日にお届けしているメルマガの読者様から、
「メルマガ面白いね!」と言っていただける機会も少しずつ増えてきました。
価値ある情報をお届けできているとしたら、とても嬉しく思います。

メルマガ登録お待ちしております!
 

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さて、久々にブログ執筆の機会が回ってきました。
今回は、「今すぐ誰でも実践できる文章執筆術“7つの工程”」についてお伝えします。
 

広報時代に引き続き、リードジェネレーターとしても
私のメインの仕事は「文章を書くこと」です。
そうすると、こんなお悩みを聞く機会が最近結構増えてきました。

  

文章書くのすごく苦手・・・・
文章書くのにめちゃくちゃ時間かかる・・・
そもそも、どういう風に文章を
書き始めればいいのか分からない・・・
センスいるよね、文章書くのって・・・
執筆自体、拒否反応あります!

 

 

こんなことを思っている方に本気でお伝えしたいのですが、
文章を書くのに正直“センス”は不要です。
訓練さえすれば、誰でも上手になれます。

あまり学校で教わることはありませんが、
文章執筆においては、体系化されたノウハウがあるのです。


文章を書くために必要なのは、正しい工程を踏むこと。
文章を書くことに拒否反応を持っている方がいましたら、
是非本ブログを読んでいたき、ご参考いただければ嬉しいです。

 

今すぐ誰でも実践できる文章執筆術“7つの工程”

結論として、
文章を書くために必要な工程は“7つ”あります。

①ブレスト:誰に、何を伝えるか?/思いつくままに言葉を書く
②カテゴライズ:言葉のジャンル分け/言いたいことはおのずと見えてくる
③構成メモ作成:タイトル+短文で作成 
④伝える順番最適化:項目を現在・過去・未来の時系列で並び替える
⑤執筆スタート:ブレストメモを元に、1.5~2倍の字数でたくさん書く
⑥文章を削る:必要最低限の言葉で伝えることを意識
⑦出力して校正:書き終えた後、その翌朝のWチェック

それぞれについて、もう少し詳しく説明します。

 

①ブレスト:誰に、何を伝えるか?/思いつくままに言葉を書く

 
まず、誰に、何を伝えるのかを考えます。

その際、頭の中だけでもんもんと考えるのではなく、
とにかく“書き出す”ことをおススメします。
思いつくままにたくさん書きあげるのです。

大切なのは、とにかくたくさん“書き出す”こと。
頭の中にぼんやり浮かぶ言葉をまずは目に見える形にしましょう。

そして、この書き出す作業で忘れてはいけないこととしては、
誰に、何を伝えるか?ということです。
目的だけはしっかり念頭に置いておきましょう。
 

②カテゴライズ:言葉のジャンル分け/言いたいことはおのずと見えてくる

 
次に、ブレストで書き出した言葉をジャンル分けしていきます。

闇雲に言葉を書きだしているつもりでも、
自然と自分の中で統一したテーマが出てくることが分かります。

今回で言うと、このブログで伝えたいのは誰なのか、テーマは何なのかを
私自身もブレストしてみた上で、言葉のカテゴライズをしてみました。

そうすると、私が書きたい文章としては、
“文章を書くことが嫌だと思っている人”に向けて(Who)、
“今すぐ誰でも文章スキル”についてお伝えしたい(What)、
ということが固まりました。

  

③構成メモ作成:ひとつのパラグラフ(段落)で言いたいことは1つだけ!

 
ブレストで何を伝えるのかが固まったら、次は構成メモの作成です。

実は、これが超重要です。
なぜなら、構成メモのない文章ほど、
何が言いたいのか分からず、伝わらず、ダラダラしたものはないからです。

構成メモの書き方について大切なのはたった2つ。

1.ひとつのパラグラフ(段落)につき、言いたい結論は1つだけ。
2.タイトル+短文にて校正メモを作るべし ※ポストイットを使ってもよいでしょう。

ちなみに、文章執筆ではなく、PPT資料の作成についても
ページネーション作成という意味で、構成メモは役立ちます。

1スライドにつき言いたいことは1つにするとシンプルです。
  

④構成メモ並び替え:文章は伝える順番も大切!現在・過去・未来の順番に

 
構成メモを作成したら、
次に、どういう順番で伝えるか、項目を並び替えて最適化します。

例えば、コラムの場合
現在・過去・未来の順番にすると綺麗に収まります。

プレゼン資料の場合ですと、
プレゼンの目的、方法論、今後(具体的解決策提示・アクション・スケジュール)
といった順番にすると分かりやすく伝わります。
※PPT資料で重要視されている、5W2Hという項目も伝える順番が大切です。

  

⑤執筆:納品字数の1.5~2倍の文量を目指して書く

 
①~④の工程を経て、ここで初めて執筆(タイピング)スタートさせます。

ここで意識すべきことは4つあります。

・短文で書いた構成メモからずれた内容を書かないこと
・言いたいことはあくまでも構成メモ重視/肉付け作業と心得よ
・肉付け作業において、最初にブレストしたたくさんの言葉たちを活用
・納品予定の文字数の1.5~2倍の分量を書くことを心掛ける

 ※まずはたくさん書くことを重視

文章を書くのが苦手な人にとって、【文字数目標】のバイアスと言うのがあります。
実はこれが結構厄介です。

例えば、「2000字の原稿作成」というボリュームがあったとき、
「2000字書こう」とすると、文章は間延びしがちになります。

まずはたくさん書いて、フルボリュームから、
適正文字数に削っていくことで、
余計な表現はなくなりますし、洗練されていきます。

  

⑥文章を削る:必要最低限の言葉で伝える

  
フルボリュームでたくさん書いたら…
今度は文章を「半分」まで削ります。

「必要最低限の言葉で伝える」を意識することが大切です。

≪削れるポイント≫

・主語がダブっている場合は一本化
 ×:村上は今日、クライアントと花見に行きますが、
   村上が持つ最大ミッションは、クライアントの本音を聞き出すことです。

→〇:村上は今日、クライアントと花見に行くのですが、
   最大のミッションは本音を聞き出すことです。

・2つ以上の回りくどい動詞を一本化
 ×:村上がこれまで記事を執筆し続けてこられたのも
→〇:村上がこれまで執筆してきたのも 
   ※執筆する・続ける・こられた、は三重動詞回りくどい

等々、校正スキルはたくさんありますが、
とにかく最低限の言葉で伝えることが大事です。
 

⑦校正:出力してチェック、一晩寝かせた翌朝チェックの2回!

 
文章を半分まで削ったら…
ここで初めて出力して全体を見直します。

≪チェックポイント≫
・1つの文が長くなりすぎてないか
・“てにをは”は正しく使えているか
・修飾語と動詞が離れすぎてて分かりにくくないか ※できるだけ短文
・接続詞の使い方は適当か ※無くても意味が通じるならトルべき。
・分かりにくい文節の並びになっていないか ※結論が先
・そのワードを抜いても意味が通じるようであればとにかく削る  etc…

 ×:村上は明け方までお酒を飲み続けていたために、
   翌日の朝頭が痛くて会議に遅刻しそうになっていた。

→〇:村上は会議に遅刻しそうだった。
   明け方まで飲み続けていて起きれなかったためである。 

   ※簡潔かつ結論が先

そして、出力して全体を校正した後で、更に時間が許すのであれば、
一晩寝かせて翌日にもう一度チェックできれば尚良いです。
深夜のテンションで書いた変なノリの文章や恥ずかしいミスに気付けます。
PPT資料の作成も同様です。 
  

要注意!~文章執筆の際に絶対やってはダメなこと~

以上、今すぐ誰でも実践できる文章執筆術“7つの工程”をお届けしましたが、
このノウハウに則れば、逆に下記一個でも当てはまる人は
逆に“文章下手”ということになります。 

 

①誰が読むのか・何のテーマであるのかを意識していない
→自分の言いたいことを押しだすのではなく、読み手を意識すべき

②構成メモを作らず、いきなり頭から執筆(タイピング)し始める
→ダラダラ間延びした文章で読みにくく、本来の目的からずれること多々

③文章の順番・伝える順番を考慮しない
→全体の構成を本人が理解していないために読者に内容が伝わらない

④出力して校正をしない
→誤字脱字・間延びした文章はただひたすらに読みにくい

 

上記1つでも当てはまってしまうと、
読み手にとって、「分かりにくい」「散らかっている」という印象を与えますので、
しっかり正しい工程を経て、文章を組み立てていきましょう。
 

最後に…文章スキルは、自分一人の努力で磨ける!

 
文章執筆の際大切な“7つの工程”いかがでしたでしょうか。
最後にもう一度まとめます。

①ブレスト:誰に、何を伝えるか?/思いつくままに言葉を書く
②カテゴライズ:言葉のジャンル分け/言いたいことはおのずと見えてくる
③構成メモ作成:タイトル+短文で作成
④伝える順番最適化:項目を現在・過去・未来の時系列で並び替える
⑤執筆スタート:ブレストメモを元に、1.5~2倍の字数でたくさん書く
⑥文章を削る:必要最低限の言葉で伝えることを意識
⑦出力して校正:書き終えた後、その翌朝のWチェック

 

ちなみに上記7つの工程において、私のリソース配分はこんな感じです。

  

 
私の場合、執筆(タイピング)スタートするまでに
全体工程の70%ぐらいは終わっています。

文章を書き始めるまでにきちんと準備しておくことが非常に重要ですし、
準備さえしておけばあとは簡単に言葉遊びでなんとかなるもんです。


このご時世、ブログやSNS等で
世の中に思いの丈を発信するための手段はたくさんあります。

時には独りよがりに感情任せで綴る文章も、
それはそれで味があっていいかもしれません。
表現は自由です。

 
ですが、せっかく文章を書くのであれば、
読みやすく・分かりやすく・言いたいことが
相手にしっかり伝わる文章だともっと素敵だと思いませんか。

 

私が思うに、
文章力が高い人には知性があるように見えます。
地頭が良く見えます。

私がこれまでずっと持ってきた想いとしては、
言葉はコミュニケーションの基礎であり、価値であり、想像力。
そして、言葉の集合体である文章というものは、
自分一人でそのスキルを磨くことができるものです。
つまりは、コミュニケーションスキルの本質であるとも思っています。

 

伝える手段は豊富にあります。
文章を書くことに異常に苦手意識を持っている方にこそ、
素敵な文章で、個人のブランディングを向上いただければと思います。
 
今後コラム・ブログを執筆する際に是非とも実践してみてください。
 

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コンサルティング部
リードジェネレーター 兼 単品リピート通販広告研究所 編集長
村上 華子 Hanako Murakami

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