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【公開】TODO漏れ、納期遅れをなくすためにやっていること

2018.03.05

ノウハウ

北森 香菜

売れるネット広告社の北森 香菜です。

 

11月のブログで「MVP賞獲りたい宣言」をしましたが、

12月の2018年上期社内表彰で、MVP賞を獲りました!!!!!!!

 

 

会社として単月粗利や上期粗利が歴代最高という絶好調だった期に、

半数以上の方が私に投票してくれてMVPをとることができたことが、本当に嬉しいです。

 

本当に多くの方に感謝でいっぱいです。

ありがとうございました!

 

 

 

さて、年が明け早くも3月になり、少しずつ暖かくなってきて嬉しいな~^^と思っている反面、

なんだか最近タスクまみれ!ぱつぱつ!といった感じで、ひぃひぃ言っている私です。

 

あれもこれもとTODOが増えていくと、どうしても起こってしまいがちな「TODO抜け漏れ」「納期遅れ」。

 

「自分ではちゃんとしているつもりなのに、忘れちゃう!」という方、いませんか?

 

私はというと、自分でいうのもおこがましいのですが、このへんは結構自信があります。

社内評価では「ミスのない仕事ができている」「期限を守る仕事ができている」「小さな依頼を必ずやりきっている」のような項目で、常にランキングトップに位置していました(嬉)

 

そこで今回のブログでは、私の「TODO管理方法」について、書きたいと思います。

 

私のTODO管理方法良いから参考にしてね!ではなく、どういう管理しているかなど聞かれることが結構多いので、この機会にざっくり書こうと思った次第です。

 

※TODO管理方法は人それぞれ合う、合わないがありますので、自分にあった方法を探すのがベストです。。

 

 

TODO管理表

エクセルで作成したTODO管理表をベースに管理しています。

ちなみに私の管理表の全体像はこんな感じです。

いざ全体におさめてみると、長いっっ!!!!130行くらいです。

細かいTODOや、「●●調べる」のように勉強したいことみたいなのも書いているので、こんなに盛りだくさんになっています。

 


項目はこんな感じです。

左から、

「大カテゴリ」「中カテゴリ」「todo」「期限」「時間」「ボール」「ステータス・進捗」「備考」。

 

「todo」欄は自分にボールがあるものが薄黄色になるように、

「期限」欄は期限が過ぎているものは赤、当日のものは橙、明日のものは黄色になるように関数組んでいます。

 

基本的には、TODOになにか進捗がある度に、

このTODO管理表の「ステータス・進捗」をリアルタイムで更新しています。

ほとんどの方が“超面倒くさい…”と思うはずです。

時間の無駄と思うかもしれませんが時間かかるものでもないので全然無駄じゃないと思っています。

 

頭の中でいろいろ覚えておける人はそもそもTODO管理表なんぞや必要ありませんけどね。

まわりにも頭の中TODO管理の人いますが、ただただすごいなと思います。

私は忘れちゃうのが嫌なので、こんな感じで管理しています。

 

様々な場面において、口頭で依頼すること、されることは多いです。

そのときに頭の中で覚えていても、時間がたつと依頼した側も依頼された側も忘れてしまいますよね。

期限が迫ってきたころに思い出して、あたふたすることもあるのではないでしょうか。

 

なので、小さな依頼をしたときもされたときも、すぐにこのTODO管理表に追加して、TODO漏れを防いでいます。

 

そして、このTODO管理表を毎日夜確認して、明日以降のスケジュールを立てるイメージです。

 

 

オンライン予定表

TODO管理表をベースにしていますが、こんなに盛りだくさんのTODOに優先順位をつけて管理するのは逆に効率が悪くなってしまいます。

なので、この中で優先順位高いTODOに関してはオンライン予定表に入れています。

 

外出や会議以外の空いている時間に、優先順位の高いTODOをつめこんでいます。

ただ、どうしても緊急対応などは発生してしまうので、1日に1~2時間予備の時間を入れておくのがベストです。

こうやってスケジュールを事前に組んでおくことで、予定表通りに行えば、納期が遅れることもありません!

 

他に意識していることは、優先順位が低いTODOでもすぐ終わるTODOはすぐにやる、です。

対クライアント業務を優先しているので、社内関連のTODOは優先順位が下がって、あとまわしにしがちです。

ただ、すぐに終わるようなTODOであれば、社内関連のものでもぱぱっとすぐに終わらせます。

細かいTODOがたくさんたまっていると気持ちも萎えちゃうので、すぐに終わらせたほうが気持ちいいですし、仕事もはかどります。

 

 

TODO管理、納期厳守の大切さ

TODO管理、納期厳守はかなり重要なことだと思っています。

「小さな依頼をやりぬく」「納期を守る」ことは、「信頼」されるため必要不可欠です。

特に私たちのようにネット広告に関わる人間はかなりの数の納期を管理しているので、

TODO漏れをなくすことや納期を守ることは簡単ではありません。

しかし、必ずそれをやり抜く、守り抜く、ということが「信頼」「成功」を勝ち得ると思っています。

 

TODO管理や納期厳守が苦手な方は、自分に合ったTODO管理方法を見つけ、「TODO漏れ」「納期遅れ」をなくしていきましょう!

 

 

と、偉そうに書いていますが、最近納期遅れ発生しているので、もっと頑張ります…!

 

 

プロフィール

福岡県北九州市出身。福岡大学商学部卒業。

売れるネット広告社入社後、広報・人事・総務 兼 コンサルティング部アシスタントとして、幅広い業務を担当。

数ヶ月後、新たに秘書室を立ち上げ、
広報・人事・総務・秘書マネージャーとして広報活動や新卒採用をメインに実施。

約2年間の秘書室業務を経て、現在はコンサルティング部のコンサルタントとして活動。

売れるネット広告社のプレミアムコンサルクライアントの6割を担当しており、クライアントの売上拡大に努めている。

新人1年目で売れるネット広告社2015年度上期「成長賞」受賞。

2018年度上期「MVP賞」受賞。

通販エキスパート検定1級(通販マネジメント編)取得。

趣味は食べること、カラオケ、ゲーム。カラオケは週一以上行くほど好き。

連載・取材記事

ブログ記事

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コンサルティング部 
係長 コンサルタント
北森 香菜(きたもり かな)

 

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